Sobre intentar conocerse a uno mismo.

Actualización de lo que pienso actualmente sobre productividad (GTD) y «El porqué de escribir tus memorias» que escribí en 2009.

trabajar-mucho2En Agosto del 2009 escribí una entrada en el blog: “El porqué de escribir tus memorias”.
En esta entrada explicaba los motivos que me habían llevado a empezar a escribir mis memorias. El primer paso, como explico, fue localizar en mis recuerdos todos los sucesos con un mínimo de relevancia en mi vida y, posteriormente, clasificarlos cronológicamente y dentro de diferentes etapas, utilizando un software que entonces usaba a menudo. Cuando acabé esta fase me encontré con un enorme esquema, que impreso creo que ocuparía por lo menos un par de metros de altura con letras pequeñas. Cada punto tendría que redactarlo más detalladamente, cosa que empecé a hacer. A cada texto le acompañarían sus correspondientes etiquetas para una posterior localización etc…

Ya hace un tiempo que pienso que todo esto es una absoluta tontería y una pérdida de tiempo. Sigo estando de acuerdo en gran parte con los motivos que me llevaron a hacerlo. Básicamente conocerme más a mí mismo, localizar mis defectos a partir de mis errores para intentar mejorar y, además, no olvidar lo que he sido. Pero fallé en el método y en cómo enfocaba este objetivo.

Es interesante leer aquella entrada porque me hace recordar la forma que tenía de pensar antes. Siempre indagando en todo hasta las raíces más profundas, con mis notas y mi tendencia a clasificarlo todo, siguiendo un sistema de productividad complejo y perfectamente estructurado para intentar tenerlo todo bajo control.

unnamedAhora sé que no se puede tener todo bajo control, que no puedo guardar toda la información que me interesa en mi cabeza… por muchas notas y archivos que tenga. Y que la vida es como estar en medio de una tormenta caótica a la que tienes que sobrevivir a cada segundo que pasa… hasta que te mueres. Y no podemos controlar una tormenta por mucho que nos pongamos a contar las gotas de agua que tenemos alrededor.
Pensaba cosas como que “somos lo que hemos hecho” y que “Olvidarnos de algo es perder parte de nuestra identidad”. En parte es cierto, pero con algunos matices que no conocía entonces. He aprendido que aunque somos resultado de nuestras decisiones pasadas, eso no nos define, si no que a cada instante, dentro de las opciones de las que somos conscientes, nos vamos haciendo a nosotros mismos.
¿De qué sirve acordarte de todos esos procesos que te han llevado a donde estás ahora mismo si estás aquí mismo igualmente?
Pienso que lo que realmente nos puede ser útil de nuestras experiencias pasadas lo tenemos ya incorporado en nuestra personalidad… aprendemos sobre la vida de forma inconsciente. Y estas enseñanzas pueden “aparecernos” de una forma consciente mediante recuerdos o de una forma más inconsciente como la intuición o la empatía, y sobre estas ya tomamos una decisión.
Por supuesto que tenemos que aprender de los errores pasados, y que tenemos una “identidad histórica” que nos puede ser útil en ciertos casos. Aunque pienso que esta última no es real, solamente es una costumbre, una estrategia más que utilizamos para vivir en sociedad. Por esto mismo no tenemos que anclarnos a ella con demasiada energía, o vivirla como si fuera el presente. Tenemos que saber lo que es exactamente, una herramienta, y utilizarla voluntariamente. Ser conscientes de que podemos abandonar esa identidad cuando deje de interesarnos. No es diferente a nuestra “Identidad nacional” por ejemplo.

No pensar de esta forma veo que puede limitarnos mucho, nos quita libertad y nos puede dejar atrapados… Tener menos control sobre nosotros… y pienso que para crecer como personas lo que tenemos que hacer es todo lo contrario. Tener la mayor libertad y las mayores opciones posibles.
He aprendido que para saber quien soy no tengo que mirar al pasado, si no el presente. Y además, que no siempre soy el mismo, si no que vamos alternando diferentes conductas y opiniones… creo que es a eso a lo que llamamos estados de ánimo.
Aunque suelo definirme con el estado de ánimo menos “intenso”, el que me permite ser menos impulsivo, más racional y tranquilo; también soy el agresivo, el triste, el enamorado, el antisocial, etc… bien porque en ese momento decido serlo por el motivo que sea, o simplemente me encuentro influenciado por las circunstancias. Y aun así, en ese momento no eres algo estático, si no que puedes modificarte tomando decisiones, aunque una de ellas sea la de simplemente dejarte llevar.
Lescribir_mis_memorias_guia_para_biografiaeí un pequeño libro sobre Bruce Lee que supuestamente recopila en pequeñas notas el punto de vista que tenía sobre diferentes aspectos de la vida (Aquí algunas de ellas). Hace no mucho que descubrí su faceta filosófica, algo menos conocida por el público en general. Y para mí fue un punto de inflexión en el que empecé a desarrollar otra forma de pensar.
Me di cuenta que en tan solo unas cien páginas Bruce Lee definía su personalidad y lo que había aprendido solamente opinando sobre ciertas cosas. De estas notas y estudiando un poco su biografía podías detectar que causas le habían hecho pensar así. Pero aun así, lo importante era el resultado que tuvieron en él… A lo que quiero llegar es que no es necesario escribir cada minuto de tu vida para saber quién eres.
Mi blog es algo así para mí. Es un ejercicio de pausa y auto-observación. Una especie de meditación en la que organizo mis ideas, veo mis avances o retrocesos, mis cambios… aquí están en verdad mis memorias… Me resulta interesante y puede que útil. Aunque lo de hacer pequeñas notas no se me da muy bien y me enrollo bastante. Es mi espacio, mi forma de expresarme y también una necesidad. Por lo menos en este instante.

Mi actual sistema de productividad: Aplicaciones y su uso.

Acabo de terminar mi revisión de semanal, y creo que es un buen momento para describir la forma que tengo de controlar mi productividad. Estos posts me sirven de repaso para ver la evolución de mi sistema, ya que continuamente el método va mutando y adaptándose a nuevas herramientas y circunstancias de la vida. Sin embargo, creo que ahora mismo utilizo un sistema bastante estable, sencillo y versátil que ya llevo tiempo utilizando sin apenas modificaciones.

Creo que no se debe de enfocar la productividad como una especie de religión, si no como una conducta que debe de introducirse en la vida rutinaria de forma cuasi inconsciente y que te quite el menor tiempo y esfuerzo posible: Aunque esto parezca obvio, puedo exponer el ejemplo de lo que no se debe hacer mediante mi experiencia con Outlook, el cual utilicé durante mucho tiempo,hasta que me dí cuenta de que tenía que hacer backups semanales con toda la información que en el había y que tenía un documento de word de unas 12 páginas donde recogía su configuración, scripts, contextos, etc; Y cada vez que quería cambiar algo, era como si quitara una carta a un castillo de naipes.

Me di cuenta también de que perdía mucho tiempo, como describo en un post anterior, leyendo y repasando unos 12 blogs que seguía sobre productividad. Así que me emancipé de ellos conservando solo unos pocos que he creído más útiles. Como dije anteriormente, es como seguir una pestaña entera de Netvibes sobre como cepillarte los dientes. Estos blogs, como dice Jeroen Sangers de «el Canasto«,  son útiles solo mientras aprendes un sistema de productividad.

A continuación describo como «me cepillo yo los dientes», dando por hecho que se conoce la terminología básica y fases que conlleva un sistema de productividad como GTD:

RECOPILAR:

Para que no se me olviden las tareas, ideas etc… utilizo varias herramientas dependiendo del sitio d0nde me encuentre. No hace falta decir que solo se debe disponer la cantidad necesaria de «bandejas de entrada». Este es el paso más sencillo pero el más útil e importante, en mi opinión.

Yo utilizo:

  1. El móvil como grabador de notas de voz.
  2. Una libreta que llevo siempre, por si necesito escribir algo.
  3. Una bandeja en mi escritorio donde dejo documentación y papeles varios para clasificar.
  4. El Evernote, para capturar todo lo que veo interesante mientras navego por internet.
  5. También utilizo post-its para notas rápidas que dejo pegadas cerca del escritorio.

PROCESAR:

Esto consiste en ordenar y clasificar toda la información que recopilas. Normalmente se hace una vez a la semana o incluso una vez al día, dependiendo del caudal de información que recibes. Esta información, tras ser valorada, se destina, si no ha sido descartada, a cuatro sitios: Las listas de tareas, la agenda, se inicia un proyecto o sencillamente se almacena en lo que se suele denominar como «material de referencia«.

Yo utilizo los servicios que ofrece Google (Gmail, Gtasks, Gcalendar, Gdocs, Gmaps) por varias razones:  Son gratuitos, sencillos de utilizar, ofrecen cierta garantía al ser de google, accesibles desde cualquier sitio con internet o incluso sin conexión utilizando Google-gears, y desde casi cualquier plataforma o cualquier SO; se pueden coordinar entre ellos y además, funcionan muy bien.

LAS LISTAS:

Después de probar varios servicios y programas,  como «Remember the milk», «Outlook» y otros; hace tiempo que llevo utilizando «Google Tasks» al principio era como un complemento de Gmail, pero ahora se puede tratar como una aplicación independiente. Y ha mejorado mucho desde sus inicios.

Al empezar a utilizar esta aplicación  nos encontramos que solo se pueden hacer listas, que se comportan básicamente como editores de texto. Yo tengo las siguientes listas creadas: @Tareas, A espera de y Algún día/Quizá. A veces creo listas ocasionales para compras, proyectos, etc…

No hay lugar a contextos ni etiquetas en GTasks. Esto que en un principio parece un problema se puede convertir en una ventaja, ya que es muy fácil caer, en las aplicaciones que si lo permiten, en una gran lista de contextos que acaban siendo imposibles de tratar. Y esto supone un problema tanto al buscar las tareas como para procesarlas en las revisiones.

Lo que si permite GTasks es hacer subtareas (Sin límite de ramificaciones), de una forma tan sencilla como apretar el tabulador. De esta forma podemos solucionar esto en primer lugar escribiendo en la lista los contextos que la forman, y después, añadir las tareas vinculadas a estos contextos como subtareas.

Cada tarea se puede configurar con una descripción y con una fecha límite, la cual se puede sincronizar con el Google Calendar (Solo en idioma inglés y en una opción de Google labs). Eso sí, solo permite ser sincronizada una lista de todas las que tengas (Lo explico después).

@Tareas (Siguientes acciones):

En mi caso, y buscando la máxima simplicidad, solo tengo una lista para las «siguientes acciones», para cosas en casa y fuera de casa en la misma, configurada de la siguiente forma:

CASA

  • @GESTIONES DESDE CASA
  • @ORDENADOR
  • @TAREAS EN CASA
  • @ESTUDIO Y AUTO-PROMOCIÓN

FUERA DE CASA

  • @CITAS
  • @COMPRAS

De esta forma puedo ver todo en el mismo sitio, y además, algo que para mí es importante y no he conseguido en ninguna aplicación, puedo imprimirlo todo a la vez y llevármelo a cualquier sitio, o exportarlo en otro formato como *pdf  y verlo en el móvil, por ejemplo.

A espera de:

Una sencilla lista donde pongo las tareas que dependen de alguna acción para poder realizarse. En este caso no utilizo contextos. Solo pongo la acción y como subtareas los requisitos para que esta se realice; que puede ser una fecha, una visita, un documento, o incluso varias eventos que voy marcando como completadas mientras estos suceden… Esta lista la reviso semanalmente y es una «fuente» de elementos en la lista de @tareas y la agenda

Algún día / Quizá:

Aquí apunto lo que me gustaría hacer: comprarme una moto, hacer el Camino de Santiago, Libros que me gustaría leer, etc…

LA AGENDA:

Como ya he mencionado, utilizo Google-Calendar:

Aquí apunto tres tipos de elementos: Eventos, Citas y Tareas para realizar ese día.

Los eventos son días como fin de año, o el día en que te cobran la hipoteca, no son acciones si no eventos a tener en cuenta.

Las citas son acciones o visitas que se tienen que realizar en un día y a una hora concreta.

Las tareas en GCalendar solo están disponibles, de momento, si lo configuramos en idioma inglés y habilitando la opción correspondiente en Settings/Google-Labs. Esto nos permite sincronizar UNA de nuestras listas de tareas a la agenda. En mi caso, la de «A espera de». De esta forma podemos introducir tareas que decidamos por alguna razón realizar ese día (Big Rocks, MITs: que no son propios de GTD pero si de otros sistemas de productividad como ZTD). Y se pueden introducir desde la lista de GTasks o bien desde la propia agenda.

Una cosa que me gusta mucho de GCalendar es que me envía cada día al móvil los eventos del día siguiente, y 10 minutos antes de una cita; todo esto configurable a voluntad.

También puedes crear calendarios colaborativos, importar otros calendarios, etc…

PROYECTOS:

En productividad, se define «proyecto» como un objetivo que requiere de una serie de acciones. Así que dependiendo de la naturaleza del proyecto utilizaremos las herramientas que creamos necesarias (Y me quedo tan ancho).

Lo que si que necesitamos es un sistema que nos recuerde en que proyectos andamos trabajando y la evolución de estos; Para, por ejemplo, organizarnos un poco la semana en la revisión semanal. Por ello, de nuevo recurro Google con su GDocs: Básico todavía como herramienta ofimática pero suficiente para muchos fines.

En este servicio tengo una carpeta denominada «Proyectos» donde guardo un documento para cada proyecto. En este escribo una descripción de lo que trata y una nota a cada avance que realizo en el proyecto junto a la fecha del avance.

Si son proyectos que requieren por ejemplo ser redactados y puedo trabajar en cualquier lugar. Añado una subcarpeta con el nombre del proyecto donde guardo la información relacionada y el mismo proyecto. Esto me permite ir avanzando en él desde cualquier lugar con internet, o con un notebook mediante Google Gears, por ejemplo.

MATERIAL DE REFERENCIA:

A veces tenemos información interesante que debemos o nos gustaría guardarla. Yo utilizo como medio digital Evernote: Para recetas de cocina, artículos interesantes, citas, libros digitales, etc. Y como almacén fotográfico de nuevo un servicio de google: Picassa

Todo este sistema lo reviso y mantengo con una revisión semanal, que de momento es suficiente. Esto me ayuda a mantenerme tranquilo sabiendo que todo lo que tengo que hacer lo tengo de alguna forma controlado, o por lo menos vigilado; que es lo que buscamos aquellas personas interesadas en la productividad. Otra cosa que creo es que estas conductas deben de ser utilizadas por todas las personas. Ya sea una persona con varias empresas, viajes y proyectos. O una persona que esté buscando trabajo o tenga una panadería…da igual. La «productividad» es útil si se tiene un plan y unos objetivos a cumplir y se quiere avanzar en ellos de la mejor forma posible.

Actualización Nov-2014

Actualmente pienso de forma distinta, han pasado algunos años y no creo que esta sea la mejor forma de conocerse a uno mismo como explico en esta otra entrada.

Nuevo paso en GTD… fuera tonterías.

Tenía una pestaña en mi página de Netvibes que contenía gran cantidad de suscripciones de los principales blogs sobre productividad. Y definitivamente la he borrado.

Cuando me encontré con el sistema GTD, me pareció muy interesante y útil.

He reconocido varios pasos en mi evolución hacía ser más dueño de mi tiempo:

  1. Primero absorbí toda la información que encontré
  2. Luego empecé a utilizar de forma enfermiza todas las herramientas que encontraba
  3. luego comprobé que lo mas sencillo era lo más útil. Nada de configuraciones de Outlook monstruosas ni sincronizaciones con intérpretes entre distintas plataformas.
  4. Luego me tope con el libro de Zen to Done; que reforzó la idea de simplificar todo al máximo.

Finalmente creo que es un paso en toda persona que busca el control de si misma, el darse cuenta de que lo único importante es tener:

  1. Constancia en las «revisiones».
  2. Una lista con las actividades pendientes
  3. Una agenda para recoger citas.

Aprender esto me ha costado la lectura de cientos de páginas. Y como herramientas sencillamente uso los servicios de Google: Docs, Tasks y Calendar (A ver si hago un artículo de como exactamente): Sencillos, accesibles desde cualquier sitio, exportables e imprimibles.

Una vez alcanzado este sistema, cuando veía la pestaña de Netvibes a la que me refería al principio, llegaba a las siguientes conclusiones al leer los blogs de productividad.

Esto puede parecer ofensivo (nada mas lejos de mi intención) pero sencillamente es mi opinión, que para eso es mi blog:

  1. En primer lugar, me molesta especialmente los artículos que empiezan con «10 formas de…», «Las 7 claves para…»: No se si es moda o falta de originalidad, pero porqué hay encasillar a un número las posibles soluciones o técnicas para mejorar tu vida. Veo que es una forma de poner títulos a los artículos. La mayoría de estos los lees y solo dicen una combinación entre obviedades tonterías.
  2. Redundancia: hablan una y otra vez de lo mismo. No evolucionan, y no les culpo, es que cuando no hay nada mas que decir no hay nada mas que decir.
  3. Otra cosa que no me da la gana es gastarme dinero. No se que empeño en los bolígrafos caros, o la aplicación del Iphone con colores originales o cosas por el estilo. No hace falta gastarse dinero, es más, creo que es incluso la peor opción. Lo mas sencillo es gratuito y los mas útil. Pero cuando leía en estos blogs la emoción con las que anuncian ciertas fundas de Moleskine que cuestan sobre 20 euros me resulta inevitable pensar en que este es el tipo de gente que tiene dinero, empresarios y demás, que valora las cosas por su costo. Además se nota que los servicios que surgen van muchos orientados a este tipo de gente que se cree que si no lo paga, no vale… ¡Que son solo listas de cosas!
  4. Pajas mentales: Odio leer como la gente se hace pajas mentales haciéndose los mas inteligentes y alagándose unos a otros. Esto es frecuente en estos blogs en los que entre libros que escribe uno, otros que son «trabajadores del pensamiento». Luego que si vamos en directo a dirigir una revisión semanal por Twitter… Es como si toda la gente se emocionara y se apuntara a una explicación por twitter, paso a paso durante media hora, de cual es el procedimiento ideal para lavarse los dientes.

Por estas razones he llegado a la conclusión de borrar esta pestaña y emanciparme. He aprendido mucho de ellos la verdad, pero ya no los necesito. Sin embargo, recomiendo a toda la gente que me encuentro con problemas para gestionar su tiempo que se lea el libro digital de «Zen to Done» , traducido al castellano y tremendamente útil, que se puede conseguir en este enlace.

Actualización Nov-2014

Actualmente pienso de forma distinta, han pasado algunos años y no creo que esta sea la mejor forma de conocerse a uno mismo como explico en esta otra entrada.

Como me va con GTD

Después de unos cuantos meses en los cuales llevo organizandome con el sistema GTD, mi conclusión es que no se como me las he podido arreglar antes. Me sorprende el hecho de que haya estado tanto tiempo sin apuntar las ideas en el momento de que surjan, sin hacer mi revisión semanal, sin tener una lista de las cosas para hacer….

Ya he probado varias herramientas, y supongo que he pasado por varias etapas típicas de los neófitos en esta disciplina. Cosas que das por buenas, las abandonas poco después por un método descartado anteriormente, etc…pero poco a poco te das cuenta de que el sistema va consolidándose, dando resultado desde el principio.

Una cosa queda clara, es un tópico pero ningún sistema es mejor que otro. GTD son solo son unas conductas y costumbres que debes adoptar utilizando los medios que mejor se adapten a tus características personales, profesionales, etc.

Voy a repasar un poco el camino que he seguido para implantar la organización en mi vida:

Primero devoré toda la información que encontré sobre este tema, empezando por su artículo en la wikipedia y un excelente resumen que me encontré… Luego me repasé enteros estos blogs que me encantaron (Todos en castellano)…además de leerme el libro de David Allen:

Empecé haciendo unas listas utilizando el servicio Remember the milk, configurando como se explica en este post. (esto lo comento en un post anterior), pero notaba que fallaba algo, tenía demasiadas pestañas y al final perdía versatilidad… me di cuenta de que me estaba complicando demasiado, y acabé abandonándolo, aunque aprendí y practiqué el concepto de listas separadas por contextos.

Entonces, recurrí a una enorme lista de aplicaciones para gestionar tu sistema GTD… y fui probando.

Utilicé un tiempo el Thinking Rock, no estaba mal… pero necesitaba un medio de sincronización con mi movil Symbian… empecé a plantearme el Outlook 2007 para las tareas ademas de como agenda.

Encontré un pluggin para Outlook que se llama Jello.Dashboard, pero nunca aprendí a utilzarlo bien, además de que la última versión no estaba en español. Lo desinstalé y me dí cuenta de que puedo configurar las listas de tareas como quiera, y de una forma compatible con GTD… el problema estaba en los proyectos, pero encontré una forma de poder gestionarlos con Outlook, sin necesidad de trararlos como «contactos» o ese tipo de cosas que he leido…hablaré más extensamente de su configuración en otro post.

Y al fin tengo una herramienta en la que tengo las tareas, el correo y la agenda, es sincronizable con el movil y además funciona de maravilla… sin complicaciones.

Y ahora, estas últimas semanas, acabé implementando un nuevo elemento a mi sistema GTD que la verdad, me encanta a la vez que me sorprende su versatilidad… Una libreta Moleskine, que pese a ser más cara, tiene ciertas ventajas sobre otras libretas que la hacen más que interesante. Esta se a convertido en un elemento imprescindible, así que mi sistema de GTD es un sistema híbrido Moleskine-Outlook, cada cual con sus funciones, y la verdad, me va muy bien. En otro post explicaré como tengo organizada la Moleskine.

Actualización Nov-2014

Actualmente pienso de forma distinta, han pasado algunos años y no creo que esta sea la mejor forma de conocerse a uno mismo como explico en esta otra entrada.

GTD…ole ole!!

Hace un par de semanas me encontré por casualidad con un artículo que hablaba de un sistema de organización personal llamado GTD, desarrollado por David Allen. Me pareció interesante y leí toda la información que encontré sobre el tema (exceptuando el libro que lo leeré muy próximamente). Y lo he empezado a implantar en mi vida, y realmente, en este corto periodo de tiempo se ha convertido en un sistema imprescindible para llevar a cabo mis proyectos.

Muy básicamente, este método consiste en la división concreta de planificar tus tareas y luego hacerlas, en lugar de perder el tiempo disponible para hacer una tarea en planificarlo.

Para ello vas con cualquier método que te permita recopilar las ideas, planes, tareas pendientes, dudas, etc… yo utilizo la grabadora del movil y un pequeño blog en la cartera, en lo que David llama «Inbox» o bandeja de entrada. Mas tarde toda esta información la procesamos y le damos un lugar en la agenda o sencillamente la clasificamos por «contexto» (ordenador, casa, trabajo, algun dia, etc…) y, cuando nos encontremos en ese contexto abrimos la lista relacionada y empezamos a realizar las aciones en ella citada. Esto requiere periódicamente una inversión de tiempo en revisar y planificar las acciones, pero se traduce en una mejora en la productividad.

Esto es un resumen muy básico de lo que he leido. Y lo que he leido seguramente es un resumen también de lo que pone en el libro. Pero con la información que he adquirido y las herramientas que he implantado a mi vida, en mis circunstacias, como el servicio web «Remember the Milk», he notado una gran mejora en el control de lo que hago, así como en la filosofía de como llevarlo a cabo y la motivación que me impulsa a hacerlo.

Recomiendo a la gente que se siente asfixiada por la sensación de muchas cosas que hacer y poco tiempo, que pruebe este sistema…

Actualización Nov-2014

Actualmente pienso de forma distinta, han pasado algunos años y no creo que esta sea la mejor forma de conocerse a uno mismo como explico en esta otra entrada.